Електронні листи можуть потрапляти в категорію “bounce” (відкидання) з різних причин. Відкидання листів вказує на те, що лист не був успішно доставлений адресатові. Ось деякі можливі причини відкидання електронних листів:
-
Неіснуюча адреса: Якщо адреса електронної пошти, на яку ви намагаєтеся відправити лист, не існує або вказана некоректно, лист може бути відкинутий.
-
Повне зайняття скриньки: Якщо поштова скринька адресата повністю заповнена, нові листи можуть бути відкинуті.
-
Блокування спам-фільтрами: Антиспам-фільтри можуть визначити ваш лист як небажаний, особливо якщо він містить підозрілий вміст або викликає підозри.
-
Сервер не доступний: Якщо сервер, на якому розташована поштова скринька отримувача, не доступний або має проблеми, лист може бути відкинутий.
-
Відмова від певного сервера: Деякі поштові сервери можуть відмовити в прийомі листів від певних серверів або IP-адрес через певні обмеження або політики блокування спаму.
-
Неправильні DNS-записи: Некоректні DNS-записи для вашого домену можуть призвести до відмови серверів у прийомі ваших листів.
-
Використання заборонених або блокованих IP-адрес: Якщо ваш IP-адрес потрапив в чорний список через раніше невдалі відправки або інші порушення, це може призвести до відмови в доставці.
Блокування email спам-фільтрами
- Спам рейтинг має бути менше 0,3 %
- Якісно валідуй базу розсилки
- Звертай увагу на спам-слова
- Слідкуй за своїм IP
Щоб уникнути проблем з відкиданням листів, важливо дотримуватися норм і правил відправки електронних листів, використовувати правильні технічні налаштування та слідкувати за чистотою свого списку розсилки.
Що робити коли листи попадають в СПАМ
Не завжди коли в поштових скриньках більшість листів попадають в СПАМ це означає про блокування системою Google Вашого домену, або поштової скриньки.
Що треба робити перед тим, як починати діяти ?
Треба провести перевірку домена на доставляємість листів та на його попадання в black-листи.
Для цього потрібно :
- Якщо ви працюєте с Google WorkSpace перевірити повідомлення в яких буде вказано що Ваш акаунт заблокований і вказані причини цієї дії;
- Перевірити рейт доставляємості Ваших листів через mail-tester (наприклад: https://www.mail-tester.com/). Тут треба скопіювати імейл зі сайту і відправити превю повідомлення вашої розсилки.
- Перевірити Ваш домен на попадання в чорні списки наприклад через тулу: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
Результатом перевірки буде такий список – де бали набираються по пунктам перевірки, – блек листи чи DNS налаштування.
Якщо результат перших трьох дій показує, що у Вас з доменами та скринтками все ОК, то спробуйте відключити “проблемний домен” від розсилки та зайнятись прогрівом поштових скриньок ( включаючи також такий метод щоб вручну написати на пошти ваших колег і щоб вони позначили вас ‘report not spam’.).
Типи баунсів при email розсилках
Баунси можливо поділити на два типи : Soft bounces та Hard bounces, де перший не небезпечний для рейтингу доставляємості листів, а другий вкрай небезпечний.
До soft bounces можна віднести такі причини:
- переповнена поштова скринька отримувача;
- дуже велике повідомлення яке не пропускає сервер електронної пошти отримувача;
- Сервер електронної пошти не в мережі;
Для hard bounces можна віднести такі причини:
- не вірна адреса електронної пошти отримувача;
- не існуюча адреса або домен;
- лист заблокований службою електронної пошти отримувача;
На відміну від першої категорії hard bounces являються значною проблемою для доставляння листів в майбутньому, так-як з кожним “відскоком” рейтинг домена-відправника погіршується.
Що треба робити щом мінімізувати наявність будь-яких баунсів при email outreach.
По-перше це користуватись якісними сервісами по варіфікації електронних адрес отримувачів – як на правильному налаштуванню серверів отримувача ( SPF.. ), на токсичність домену, на працездатність серверів поштових скриньок отримувачів та інше.
По-друге це якісно прогрівати скриньки перед відправкою;
По-третє – дуже обережно відправляти листи в великі корпорації, в фінансові установи де можуть бути налаштовані блокування сторонніх листів, а намагатись шукати інші шляхи взаємодії з такими компаніями.
Різноманітні обставини попадання поштових скриньок в bounce
В нашій практиці було багато різноманітних варіантів попадання листів та скриньок в Bounce.
І при кожному баунсі потрубно окремо розглядати весь процес emeil-outreach за декілька місяців щоб зрозуміти в чому проблема з листами або зі скриньками.
Наприклад у нас були випадки, коли якість домену та поштової скриньки були ідеальними – це виміряється за допомогою MXtoolbox та Google Postmaster Tools, а також локальних тулів вмонтованих в різних автоматизаторах розсилок.
Скриньки прогрівались два місяця і більше, та спам рейт при розсилках був не більше 2% .
А по факту листи летіли в спам і акаунт блокувався Google Workspace з помилкою (Expected response code 354 but got code 550, with message 550-5.4.5).
І тоді ми дивились як на IP з яких відправляєються листи, міняли трекінгові домени та перевіряли їх доставлення в певний регіон (whatsmydns.net) , перевіряли налаштування SFP та DMARC та багато іншого.
В google support про IP написано наступне.
Важливо! IP-адреса відправника повинна збігатися з IP-адресою хоста, вказаної в записі Pointer (PTR).
Загальна IP-адреса SMTP-сервера, що відправляє, повинна містити запис PTR, що вказує на дійсне ім’я хоста. Це називається зворотним запитом DNS. Для того ж імені хоста повинен бути налаштований запис A (для IPv4) або AAAA (для IPv6), що вказує на ту ж загальну IP-адресу, яку використовує сервер, що відправляє. Це називається прямим DNS-запитом.
Налаштуйте дійсні зворотні записи DNS для IP-адрес відправляючого сервера, які вказують на ваш домен. Перевірте запис PTR за допомогою запиту Dig у Наборі інструментів адміністратора Google.
Загальна IP-адреса – це IP-адреса, яка використовується кількома відправниками пошти. Їх дії впливають на репутацію всіх, хто користується спільною IP-адресою, і якщо вона зіпсується, це може знизити відсоток доставки ваших листів.
Якщо ви використовуєте спільну IP-адресу для надсилання пошти:
Переконайтеся, що його не внесено до чорних списків розсилок в інтернеті. Листи, надіслані з IP-адрес у чорному списку, з більшою ймовірністю позначатимуться як спам.
Якщо ви надсилаєте листи із загальної IP-адреси через постачальника послуг електронної пошти, використовуйте інструменти Postmaster Tools для відстеження репутації IP-адреси.
Основний висновок заключається в тому- що немає шаблонних рішень при попаданні доменів чи акаунтів в Baounce. Спочатку Google заблокує на 24 години , потім ще на 24 години, а потім можуть виникти і більш дорстокіші санкціх і за йей час потрібно успіти знайти причину блокування.
Починаючи з неспівпадання імені відправника з назвою домену в Google Workspace , правильному використанню аліусів і заукінчуючи спамність домену на який ви відправляєте посилання в листах – включаючи перечислені тематики чи слова указані в статті про заборонені слова при email-outreach.
